אירוע שזוגות מתכננים כגון חתונה סטנדרטית באולם או גן אירועים, יש לתכנן אותה לפחות כחצי שנה מראש. כאשר מדובר על אירוע מיוחד כגון חתונה בטבע, יש להתארגן לאירוע עוד לפני. אירוע זה מתחיל מאפס, כלומר שטח ריק בטבע בנוף מיוחד, אך יש לארגן אותו היטב מא'-ת' בכדי שיהיה נוח לאורחים וייראה מכובד ומרשים. על מנת לבצע את כל זה, יש לשכור צוות הפקה מיומן אשר ידאג לכל הפרטים, מהגדולים ועד הקטנים, כגון עיצוב, ריהוט של שולחנות , כיסאות מעוצבים מפות, כלי אוכל, כלי הגשה, בר עם משקאות אלכוהוליים וקלים, חברת קייטרינג איכותית שתגיע עם כל הציוד, גנראטורים לחימום האוכל ולציוד הגברה של התקליטן, דשא סינטטי, שירותים כימיים ועוד.
ציוד גיבוי הוא הדבר החשוב ביותר באירוע כגון חתונה במקום פתוח בטבע. התנאים הרבה יותר קשים ויש לדעת להתמודד ולהיערך בצורה קפדנית. בגלל שצוותי ההפקה ערוכים לכל האירועים מסוג זה, הם ישבו עם הזוג ויתכננו יחד איתם תוך הקשבה לציפיות , לרצונות ולטעם האישי שלהם.
להיערך לתקציב של חתונה בטבע
יש לציין, כי חתונה בטבע תהיה יקרה הרבה יותר, מאשר חתונה בגן או אולם אירועים. כל ההכנות, הספקים, הציוד, הריהוט, העיצוב, דאגה לבעלי מקצוע שונים, לאוהלים שיצלו או לסככות וצלונים, בגלל שחתונות אלה, נערכות לרוב בשעות הצהריים או היום. את העיצוב יש לבצע באמצעות צבעים רכים או פסטלים כמו שמנת, לבן וורוד וכל הגוונים הרכים שיבליטו את היופי שבטבע והכפריות שיש בחתונה מיוחדת זו.
באירוע כמו חתונה בטבע, השמים הם הגבול, יש מקום ליצירתיות ודמיון. ניתן לערוך את האירוע בקונספט שונה, כגון אירוע בסגנון כפרי, כאשר יהיו מתבנים ומריצות, תבואות ועוד פריטים שמזכירים לנו כפר. כדאי כי בתכנון חתונה במקום פתוח בטבע, יהיה לצדכם חבר או קרוב משפחה שיסייע לכם בארגון ובפגישות שלכם עם חברת ההפקה. כדאי לחשב מראש את התקציב ולא לחרוג ממנו, היו ואין סוף לרעיונות ולהוצאות שעשויות להיות כאשר תתחילו לבקש דברים נוספים.
חברת ההפקות דואגת לכל פרט באירוע שלכם בטבע
חברת ההפקה, תדאג גם לעיצוב ההזמנות ולמפה מדויקת, כך שהמוזמנים שלכם לא יטעו בדרך, לחניה נוחה בקרבת מקום, לאישורים הנדרשים ולאישורי הגעה, כאשר תתנו לה את הרשימה המדויקת של המוזמנים. אם יש לכם העדפה של מיקומי הישיבה של המוזמנים יש לומר זאת מראש לחברת הפקה. אם החלטתם לערוך את האירוע בערב, כדאי כי תדעו כי ההוצאה תהיה גדולה יותר בגלל הציוד המיוחד והמורכב של התאורה.